Einen Messeauftritt zu planen bedarf einer stringenten Vorbereitung und straffen Organisation. Je besser Sie auf die Veranstaltung vorbereitet sind, umso flexibler können Sie im Ablauf reagieren. Doch nicht nur die Vorbereitung auf die Messe erfordert Ihre volle Aufmerksamkeit, auch das Follow-Up will sorgfältig strukturiert sein. Messekosten richtig zu buchen ist in diesem Rahmen unabdingbar.
Messekosten sind je nach Lagerung als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben oder als abschreibungsfähige Betriebsausgaben zu buchen.
Abzugsfähige Ausgaben
Zu den sofort abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen auch die Kosten, welche direkt im Zusammenhang mit dem Messeauftritt anfallen. Diese sind unter anderem:
Wird ein Messestand für die dauerhafte Nutzung gebaut oder angeschafft, so müssen die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten als Betriebs-/Geschäftsausstattung aktiviert und bilanziert werden (zu buchen in SKR04). Sie können ihn dann auf die voraussichtliche Nutzungsdauer hin abschreiben. Die Finanzverwaltung unterstellt hier eine Nutzungsdauer von sechs Jahren.
Buchung der Messekosten in SKR03 und SKR04
In den Standardkontenrahmen (SKR) gilt es je nach Zuordnung der Buchungsfälle – bezüglich der Messekosten – die Betriebsausgaben in den SKR03 oder SKR04 zu buchen.
Der SKR03 beschreibt das Prozessgliederungsprinzip publizitätspflichtiger Firmen. Beim Prozessgliederungsprinzip sind alle Betriebsausgaben eines laufenden Prozesses, also Ihrer Messeteilnahme, zu buchen. Die Kontenklassen sind zu diesem Zweck in der Reihenfolge abgebildet, in denen sich der Prozess der Messeplanung und -durchführung vollzieht.
Im SKR04 hingegen wird die Einteilung der Kontenklassen im Kontenrahmen nach der Reihenfolge der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung verfolgt. Hierfür wenden Sie das bilanzorientierte Gliederungsprinzip an.
Ein Beispiel für das Kontieren von Messekosten bei der Standmiete:
Allein anhand eines Messestandes wird klar: Die Messekosten sind je nach Verwendungszweck und -dauer auf unterschiedliche Konten zu buchen. Mieten Sie zum Beispiel für 500,00 € einen Messestand, so sind die Messekosten wie folgt in den jeweiligen Konten zu buchen:
| Bank | H | 500,00 € | (Konto 1800) |
| Repräsentationskosten | S | 420,17 € | (Konto 6630) |
| Vorsteuer 19% | S | 79,83 € | (Konto 1406) |
Es gibt noch eine Besonderheit, die Sie bei der Anschaffung eines Messestandes beachten müssen. Bei der Ermittlung der betriebsgewöhnlichen Dauer eines Standes spielt nicht nur die technische Haltbarkeit eine Rolle, sondern auch der modische Aspekt – dies bedeutet, dass ein Stand mit veraltetem Design trotz technischer Nutzbarkeit auch sofort abgeschrieben werden kann.
