Messekompass

Der Wegweiser zum
erfolgreichen Messeauftritt

Messebericht: Inhalt, Muster & Vorlagen

Effiziente Nachbereitung & Erfolgskontrolle mit Gesprächsprotokollen

Messebericht / Gesprächsprotokoll für Messeauftritt

Im normalen Vertrieb oder Außendienst ist es längst Standard, am eigenen Messestand wird es jedoch häufig vernachlässigt bzw. mitunter komplett vergessen: Das Gesprächsprotokoll (Wird in diesem Zusammenhang teilweise auch als Messebericht, Messeprotokoll oder Gesprächsnotiz bezeichnet).
Dabei handelt es sich hierbei in der Regel um nicht weniger als das wichtigste Mittel zur erfolgreichen Nachbereitung ihres Messeauftritts, ohne welches weder eine effiziente Nutzung der auf der Messe generierten Leads, noch eine aussagekräftige Bewertung des Messeerfolgs möglich ist.

Dabei kann es sich neben dem klassischen Erfassungsbogen / Erfassungsformular in Papierform selbstverständlich auch um eine eigene App oder eine Software handeln, wobei sich bei Letzteren die gängige Praxis des Anheftens von Visitenkarten etwas schwierig gestaltet.

Was beinhalten gute Messeberichte / Gesprächsprotokolle?

Um eine hohe Qualität des Berichts zu gewährleisten, sollten im Anschluss an das Gespräch möglichst zeitnah alle für die Nachbereitung relevanten Informationen zum Messegespräch, seinen Beteiligten und die, aus dem Gespräch resultierenden Aufgaben einheitlich dokumentiert werden.

Dabei sollten folgende Fragen gezielt beantwortet werden:

  • Wer hat das Messegespräch geführt / das Protokoll erstellt?
    • Wichtig für Rückfragen beim Nachfassen sowie für die Zuordnung des Leads
  • Mit wem wurde gesprochen?
    • Firma, Name des Ansprechpartners, Position im Unternehmen und Kontaktdaten
  • Wie kam der Kontakt zustande?
    • War das Unternehmen dem Interessenten bereits vorher bekannt, bzw. handelt es sich evtl. sogar um einen Bestandskunden, mit welchem vorab ein Termin auf der Messe vereinbart wurde?
    • Wurde die Person durch eine bestimmte Aktion im Rahmen der Messe auf den Stand aufmerksam?
  • Was wurde besprochen?
    • Für welches Produkt / Dienstleistung interessiert sich der Kunde?
  • Was muss bis wann von wem erledigt werden?
    • Erwartet der Kunde im Anschluss an die Messe beispielsweise ein verbindliches Angebot, die Zusendung von Informationsmaterial oder einen Rückruf?

Auf Basis dieser Daten kann nun direkt im Anschluss an die Messe nachgefasst werden, hierbei sollten sämtliche, im Gesprächsprotokoll erfassten Informationen über den potenziellen Kunden und seine Wünsche berücksichtigt werden. Je schneller die erste Kontaktaufnahme nach der Messe erfolgt, und je individueller diese auf die, im Rahmen der Messe geäußerten Wünsche des Kunden abgestimmt ist, desto höher sind die Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss.

Wenn sich der Kunde also auf der Messe für Produkt X interessiert hat, senden Sie ihm nach der Messe auch nur die für Produkt X relevanten Informationen zu und erschlagen ihn nicht mit einem Paket aus Imagebroschüren. Dies spart sowohl ihnen als auch dem Kunden wertvolle Zeit und vermittelt ihm von Beginn an das Gefühl mit seinen Wünschen ernst genommen zu werden.

Gesprächsprotokoll / Messebericht Muster kostenlos

Um den Start zu vereinfachen bieten wir an dieser Stelle eine kostenlose Protokollvorlage ( .docx & .pdf) zum Download an. Um nach dem Messegespräch das Ausfüllen zu erleichtern, was im Idealfall direkt im Anschluss erledigt werden sollte, ist es durchaus sinnvoll die Vorlage möglichst konkret auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen und z.B. um Checkboxen für wichtige, beziehungsweise häufig besprochene Sachverhalte zu ergänzen.